Belegeinsicht: Vermieter muss grundsätzlich Originale vorlegen

Im Rahmen der Nebenkostenabrechnung dürfen Mieter die Belege einsehen. Die Rechtsprechung pocht dabei traditionell darauf, dass die Belege im Original vorgelegt werden. Doch wie verhält es sich, wenn der Vermieter ein papierloses Büro führt und die Unterlagen nur in digitaler Form vorhalten kann? Auch dazu gibt es inzwischen ein interessantes Gerichtsurteil.

Berlin. In der Regel enthält die Nebenkostenabrechnung eine Aufstellung der vom Vermieter getragenen Kosten ohne weitere Anlagen. Der Mieter hat aber im Rahmen seiner Einsichts- und Kontrollrechte die Möglichkeit und auch das Recht auf Belegeinsicht in die Originalbelege. Um die Belege einsehen zu dürfen, bedarf es keines besonderen Interesses oder Verdachts gegenüber dem Vermieter. Der Mieter muss sich also nicht weiter rechtfertigen. Kommt der Vermieter seiner Pflicht nicht nach, ist der Mieter nicht zur Nachzahlung verpflichtet.

Das urteilte der Bundesgerichtshof (BGH) mit Urteil vom 7. Februar 2018 (Az.: VIII ZR 189/17). Grundsätzlich gilt aber, dass der Mieter den Vermieter zur Einsicht in die Dokumente aktiv auffordern muss. Der Vermieter ist wiederum nicht dazu verpflichtet, den Mieter auf die Möglichkeit der Belegeinsicht hinzuweisen. Jedoch ist der Vermieter verpflichtet, dem Mieter die Belege ordentlich vorzulegen und nicht etwa ungeordnet in Kartons oder Aktenordnern.

Sonderfall papierloses Büro

Das Landgericht Hamburg (Teilurteil vom 8. Januar 2020, Az.: 401 HKO 56/18) befasste sich nun mit der Fragestellung, ob der Vermieter die Unterlagen im Original vorlegen oder sich der Mieter mit Ausdrucken der eingescannten Originale zufriedengeben muss. Im verhandelten Fall forderte die Klägerin, ihr sämtliche Belege im Original vorzulegen. Die Vermieterin wendete ein, dass sie ein papierloses Büro führe.

Die Originale seien teilweise nur als eingescannte Dateien verfügbar. Andere Dokumente bestünden im EDV-System nur in Form von Dateien, die ihre Dienstleister hochgeladen hätten. Belege in Papierform würden nach drei Monaten vernichtet. Sie sei daher nicht in der Lage, den Anspruch auf Vorlage aller Originalbelege zu erfüllen. Die Mieterin könne deshalb nur Kopien verlangen.

Soweit verfügbar im Original vorlegen

Im Ergebnis hat das Landgericht Hamburg die Vermieterin durch Teilurteil verpflichtet, alle Unterlagen für die Betriebskostenabrechnung im Original vorzulegen. Soweit diese nicht mehr vorhanden seien, habe sie von den eingescannten Dokumenten einen Ausdruck des Originals vorzulegen. Der Mieter habe nach einhelliger Ansicht einen Anspruch auf Einsicht in die Originalbelege. Die Vermieterin verfüge nach ihrem eigenen Vorbringen teilweise noch über diese Dokumente. Deshalb müsse sie diese im Einzelnen benennen und vorlegen.

Fazit: Die Digitalisierung schreitet auch im Büroalltag voran. Und auch der Vermieter erhält seinerseits Belege oft nur noch in digitaler Form, da immer mehr Unternehmen Rechnungen und andere Dokumente nicht mehr in Papierform erstellen. Es stellt sich daher die Frage, ob eine Verpflichtung zur Aufbewahrung von Originalbelegen noch zeitgemäß ist, wenn der Vermieter die Verwaltungsorganisation auf ein papierloses Büro ausgerichtet hat. In der Rechtsprechung der vergangenen Jahre hat sich jedoch noch kein einheitliches Meinungsbild ergeben, wie damit umzugehen ist. Vorerst gilt weiterhin der Grundsatz, Belege möglichst im Original vorzulegen.

Tipp

Vermieter sollten die originalen Betriebskostenunterlagen grundsätzlich zumindest bis zum Ablauf der Einwendungsfrist für den Mieter zur Verfügung halten. Diese Frist beläuft sich auf zwölf Monate nach Zugang der formell wirksamen Abrechnung. Hat bis dahin kein Mieter Einwände erhoben, können die Originalunterlagen nach dem Einscannen entsorgt werden. Andernfalls sollten sie länger aufbewahrt werden, bis alle Fragen zur Betriebskostenabrechnung geklärt sind.

Hinweis: Entscheidungen der Rechtsprechung sind sehr komplex. Eigene juristische Bewertungen ohne fachkundige Kenntnis sind daher nicht empfehlenswert. Ob dieses Urteil auch auf Ihren Sachverhalt Anwendung findet, kann ein Rechtsberater Ihres Haus & Grund-Ortsvereins mit Ihnen als Mitglied erörtern. Die rechtsanwaltliche Beratung durch Ihren Ortsverein ist in der Regel in der Mitgliedschaft enthalten, es fallen keine anwaltlichen Gebühren an.

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